PLANEACIÓN PARA SER EXITOSO EN UNA FERIA COMERCIAL

Después de haber interiorizado las ACCIONES PARA SER EXITOSO EN UNA FERIA COMERCIAL la en nuestra entrega pasada, en esta ocasión los invito a que revisemos cómo realizar la PLANEACIÓN PARA SER EXITOSO EN UNA FERIA COMERCIAL. Y es que si queremos ser exitosos en una feria comercial, debemos comenzar a planear con un año de anticipación, quiero decir, justo cuando termina la feria anual en la que acabamos de participar, si no hemos participado antes, debemos asistir a nuestra primer feria como visitantes, y así conocer de primera mano la mecánica de la misma, conocer el tipo de participantes que asisten como expositores y como visitantes, etc.

Así las cosas, siempre debemos comenzar la preparación para visitar una feria anual con un año de antelación. Y para seguir a nuestro gran preparador, JORGE MARTÍNEZ @jorgemartinez.felicidad, presento las pautas que nos dictó durante su interesante charla, en aras de prepararnos para ese éxito tan anhelado. Y quiero decirles: FUNCIONA! Lo he vivido.

Plan para una Feria:

12 meses antes

• Evalúe la oferta ferial para selección.

• Escoja su espacio y envíe el contrato con un depósito.

• Analice la feria. ¿Quiénes son los participantes? ¿Tema?

• Empiece a planificar el evento. Desarrolle objetivos, póngalos en papel.

• Prepare su presupuesto inicial.

*imagen tomada del sitio web oficial de Plaza Mayor, lugar en donde se realiza Colombia Moda cada año en Medellín: https://plazamayor.com.co/eventos/colombiamoda-2022/

11 meses antes:

Haga sus reservas de hotel.

Asegúrese de que le permitan cambiar los nombres del personal.

Reserve sus vuelos.

Asigne el personal a viajar.

10 meses antes:

• Planifique el diseño del stand. Si tiene un stand pre-fabricado encargue los cambios y arreglos necesarios.

• Contacte a los diseñadores y encargados del display.

• Analice las condiciones de participación para asegurar que su diseño se encuentre dentro de las normas de participación.

9 meses antes:

• Finalice el diseño del stand.

• Haga otra reunión de planificación con su equipo de personal de stand.

8 meses antes:

• Revise su presupuesto.

• Consulte nuevamente con el constructor y diseñador de stand.

7 meses antes:

• Trabaje con los encargados del muestrario. Coordine con el departamento de diseño.

• Reúnase con el equipo de publicidad. Prepare un plan de publicidad.

6 meses antes:

• Consulte nuevamente con la empresa constructora del stand. Finalice el diseño y las gráficas.

• Revise el material impreso que tiene a disposición.

• Haga traducciones, prepare la folletería necesaria para el evento. Haga un cálculo de la cantidad necesaria.

• Haga los pedidos de la materia prima y equipo necesario para la feria

• Haga reservas de salones o restaurantes cercanos a la feria, si va a hacer presentaciones o invitar a cenas grandes de negocios. Calcule la cantidad de invitados o participantes.

5 meses antes:

• Revise el manual de expositores que le envió la sociedad organizadora de la feria. Llene los formularios necesarios relacionados con información de producto, catálogo de expositores, materiales de promoción ofrecidos por los organizadores.

• Llene todos los formularios de registro para el personal de stand.

• Haga una reunión de actualización con el personal de stand.

4 meses antes

• Trabaje con el departamento de publicidad en la realización de comunicados de prensa, lanzamiento de nuevos productos, materiales promocionales, etc.

• Reúnase con la empresa transportadora de sus muestras, materiales de exposición, stand prefabricado y literatura.

• Organice un seminario de ferias para el personal de stand.

3 meses antes

• Envíe todos los formularios para servicios (muebles, alfombras, limpieza, electricidad, trabajo, teléfono, computador, seguridad, etc.).

• Arranque la campaña de mercadeo pre-feria para estimular a los compradores.

2 meses antes

• Reconfirme el hotel y las reservas aéreas.

• Finalice la asignación de tareas y horarios para el personal de stand.

• Haga una reunión con todos los involucrados en la preparación de la participación de la feria.

• Acelere su campaña de mercadeo. Envíe invitaciones personalizadas a clientes potenciales y clientes existentes.

1 mes antes:

• Arme su stand pre-fabricado para inspeccionarlo y realizar los ajustes de último minuto

• Asegúrese de no haber olvidado ningún formulario de solicitud de servicios

• Asegure su muestra

• Embarque su muestra, stand y literatura para asegura que esté disponible en el lugar con anticipación al primer día de montaje

• Prepare toda las libretas de pedidos, tarjetas de presentación, diccionarios, papelería y material de oficina necesarios para llevar al stand

• Consiga cheques de viajero o y verifique que sus tarjetas de crédito y documentos de viaje estén al día y que todos los que viajan tengan al día los documentos de viaje y visas.

• Confirme la participación de todos aquellos a quienes invitó a su stand

Día Cero

• Instale su stand el primer día posible, no deje nada para último minuto. Esté preparado para solucionar problemas de última hora.

• Revise que haya recibido todos los servicios ordenados

• Resuelva todos los problemas pendientes

• Descanse el día antes de la feria

Control durante la feria

Realice reuniones diarias de personal para evaluar el progreso y hacer cambios necesarios

Mantenga su stand limpio y organizado todo el tiempo

Coordine el desmonte del stand al finalizar el evento

Reserve el espacio para el año siguiente

Manual de Planificación de la Participación

1. Planeación

2. Stand

3. Servicios de Feria

4. Promoción

5. Envío

6. Personal

7. Clientes

8. Varios

Creando la Exhibición Ideal

1. Tamaño del Stand

2. Ubicación del Stand

3. Aspectos a evitar

Nombre

Color

Gráficas

Iluminación

Ubicación de los productos

Aseo

Fotos

Promoción Pre-Feria

Asegure el éxito antes de ir a la feria. Si sus clientes potenciales no saben que usted va a estar en la feria, cómo lo van a encontrar? Sólo porque de casualidad vieron el nombre de su empresa en el catálogo de la feria?

La forma más efectiva de alcanzar grupos objetivos y compradores potenciales es el contacto personal

Recuerde que las ferias son eventos de la GENTE para la GENTE.

Mercadeo

• Determine Grupos Objetivos

• Envíe Invitaciones personalizadas

• Envíe Mailings personalizados (2 ó 3 días antes del evento)

• E-mails

• Publicidad

Sea creativo sea único!!!!

La Vitrina de su Empresa

Personal

Tarjetas de identificación